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会议管理制度 1.目的 为保证公司各项会议能够高质量,高效率地顺利召开,通过会议协调,交流,沟通和决策,及时处理,解决公司生产经营,管理,企业文化建设工作中存在的问题,以达到加强公司管理,促进公司发展的目的,特制定本制度. 2.适用范围 公司主要工作会议. 3.组织机构和职责 3.1 公司工作会议的管理工作由总经理办公室负责. 3.2 公司总经理办公会由总经理负责组织召开,总经理办公室主任负责会议准备. 3.3 公司中层干部例会由总经理负责组织召开,总经理办公室主任负责会议准备. 3.4 公司周调度会有工程副总经理负责组织召开,工程部经理负责会议准备. 3.5 部门周工作会议由各部门经理负责组织召开. 3.6 公司民主生活会由总经理办公室主任负责策划及组织召开. 3.7 公司总经理负责第一次项目协调会议的组织与召开,工程副总经理负责其他协调会议的组织与召开. 3.8 项目总结分析会由公司工程副总经理负责组织召开,工程部经理负责会议准备. 3.9 技术协调会由技术部经理负责组织召开,工程部项目经理负责会议准备. 4.会议管理的具体规定和要求 4.1 总经理办公会 4.1.1 召开时间:每月最后一个星期五 9:00 开始 4.1.2 召开地点:公司会议室 4.1.3 出席人员:公司副总经理,总经理助理 4.1.4 会议主持:总经理 4.1.5 会议记录:总经理办公室主任负责记录.在会议记录基础上,形成会议纪要,经审签后,由总经理办公室主任送达参会人员.如有必要,经总经理批准,会议纪要可下发各部门. 4.1.6 会议内容:总结公司当月主要经营指标完成情况,主要项目进度情况,市场及客户开发情况;公司当月工作中存在的主要问题;下月 工作任务的布置,对年度计划调整的安排及采取的保证措施.通过讨论后,做出决议. 4.1.7 如总经理出差,会议可提前召开. 4.1.8 如会议有特殊议题,需其他人员参与讨论或汇报时,可列席会议的相应议题,由总经理办公室主任在议题开始前通知列席人员到会,议题结束列席人员应立即退场. 4.2 公司中层干部例会 4.2.1 召开时间:每月第一个星期一 9:30 开始
4.2.2 召开地点:公司会议室 4.2.3 出席人员:公司副总经理,总经理助理,中层干部(如部门负责人出差,由其指定人员参加) 4.2.4 会议主持:总经理 4.2.5 会议记录:总经理办公室主任负责记录.在会议记录基础上形成会议纪要,打印存档,同时以电子文档形式将发送给每位参会人员. 4.2.6 会议内容:公司上月经营指标,主要工作完成情况通报;各部门汇报上月工作情况及存在主要问题,总经理对各部门上月工作评价;安排本月经营指标及主要工作,年度
计划调整说明;各部门提出完成本月工作需讨论协调解决的问题, 通过讨论后,做出决议. 4.2.7 如总经理出差,由副总经理负责主持会议. 4.3 公司每周调度会: 4.3.1 召开时间:每周五 15:00 开始 4.3.2 召开地点:公司会议室 4.3.3 出席人员:公司副总经理,总经理助理,中层干部(如部门负责人出差,由其指定人员参加) 4.3.4 会议主持:工程副总经理 4.3.5 会议记录:工程部经理负责记录.在会议记录基础上形成会议纪要,以电子文档形式交总经理办公室,打印存档,同时由总经理办公室以电子文档形式发给每位员工. 4.3.6 会议内容:总结本周各项目进度情况,出现的问题既解决措施;安排下周各项目主要工作,提出需要讨论协调解决的问题,通过讨论后,做出决议. 4.3.7 如工程副总经理出差,由工程部经理负责主持每周调度会. 4.4 部门每周工作会议: 4.4.1 召开时间:每周一 8:30 开始 4.4.2 召开地点:各部门自定 4.4.3 出席人员:各部门员工 4.4.4 会议主持:部门经理,如部门经理出差,由其指定人员主持 4.4.5 会议记录:各部门制定专人负责.会议记录由本部门存档. 4.4.6 会议内容:总结上周部门工作情况;需要时,个人汇报上周工作内容,提出工作中遇到的困难与问题;布置部门下周主要工作,讨论,协调解决部门内外部的问题,形成会议纪要. 4.5 公司民主生活会 4.5.1 召开时间:每季度一次,时间根据人员情况决定 4.5.2 召开地点:按活动需要确定 4.5.3 与会人员:公司全体职工 4.5.4 会议策划:总经理办公室主任 4.5.5 会议内容:以加强公司文化建设为根本目的,具体可包括: 通过本月 公司生产经营情况,全员展开批评与自 我批评,交流工作中存在的缺点与不足; 提出对公司生产经营,管理等方面存在的问题和不足,以及合理化建议;对上次收集的合理化建议给以反馈. 学习公司管理制度; 组织专题讨论; 举办有益的文体活动,弘扬公司价值观和文化理念,提升公司凝聚力等. 4.5.6 会议记录:总经理办公室负责搜集,整理,归档会议音像和文字资料. 4.6 项目协调会 4.6.1 召开时间:新项目合同签订后(具体时间由工程副总经理确定) 4.6.2 召开地点:公司会议室 4.6.3 出席人员:总经理,公司副总经理,总经理助理,中层干部 4.6.4 会议主持:第一次协调会由总经理主持,其他协调会由工程副总经理主持 4.6.5 会议记录:工程部经理负责记录,形成会议纪要.会议纪要以电子文档形式交总经理办公室,打印存档,由总经理办公室以电子文档形式将会议纪要发给与会人员.
4.6.6 会议内容:讨论并确定项目整体工作计划,布置各部门相关工作,各部门提出需要协调解决的问题;项目实施进程中出现的主要问题,讨论确定解决方案;项目整体计划重大调整情况,采取的保证措施. 4.7 项目总结分析会 4.7.1 会议时间:项目完成,项目费用收据发票开完后 4.7.2 会议地点:公司会议室 4.7.3 到会人员:总经理,公司副总经理,总经理助理,中层干部,项目经理 4.7.4 会议主持:工程副总经理 4.7.5 会议记录:工程部经理,整理后以电子文档形式交总经理办公室,打印一份会议记录存档,同时由总经理办公室以电子文档形式将会议记录发给参会人员 4.7.6 会议内容:总结项目整体计划完成情况,项目实施过程中取得的主要成绩及存在的主要问题;各部门参加该项目的工作总结,公司领导对项目的评价. 4.8 技术协调会 4.8.1 会议时间:新项目合同签订后(具体时间由工程副总经理确定) 4.8.2 会议地点:公司会议室 4.8.3 出席人员:技术副总经理,工程副总经理,技术部经理,技术部项目设计人,工程部经理,工程部项目经理,业主方人员,设计院人员 4.8.4 会议主持:技术部经理 4.8.5 会议记录:工程部项目经理负责记录,形成会议纪要,并交与会人员审签认可. 4.8.6 会议内容:明确设计要求,协调项目设计工作,解决项目设计中的问题. 5.会议准备 5.1 本着精简会议的原则,尽量减少或合并召开会议,必须召开的会议,也要控制规模,压缩会议经费; 5.2 会议主持人要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者,对于会议讨论并做出决定的重要议题,主持人要将议案提前发给与会者; 5.3 根据会议规模及需要,除特殊情况外,一般要提前 1 至 2 天发出会议通知. 5.4 会议通知使用文字,电话,传真等形式,无论使用哪种通知形式,都必须明确会议时间,地点,内容,出席会议人员和要求;如果需要汇报,还要明确汇报的内容和汇报形式. 6.会议纪律 6.1 非例会由会议记录人负责通知,会议通知到人,做好记录. 6.2 会议记录人负责会议签到. 6.3 参加会议人员,要严格遵守会议的开始时间,因故不能出席会议者,需事先向会议组织部门或公司领导请假. 6.4 指定参加会议人员,无故不可请人代替出席.确因特殊情况需请人代替的,要征得会议组织领导的同意. 6.5 会议记录根据公司《档案管理办法》 规定保存或存档. 6.6 参加会议的全体人员要共同维护会场纪律,不能提前退会,会议期间通讯工具要关闭或设定无声位置,接电话不要影响会议. 7.会议室使用管理 7.1 使用会议室要提前一天到总经理办公室登记,并说明会议时间,参加人员,规模等,由总经理办公室统一安排会议室. 7.2 会议变更或取消要提前通知总经理办公室. 7.3 参加人员要爱护会议室一切设施,如有损坏,由会议组织部门负责. 8.记录
《总经理办公会议记录(簿)》, 《总经理办公会议纪要》, 《中层干部例会会议记录(簿)》,《中层干部例会会议纪要》 ,《每周调度会议记录(簿)》 ,《每周调度会议纪要》 ,《项目经理的项目会议记录(簿)》 ,《项目协调会议纪要》 ,《技术协调会议纪要》 ,《项目总结分析会议纪要》 ,《民主生活会记录资料》 ,《部门例会记录(簿)》 .